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日常报销办事指南（简版）
第一部分：日常报销办事指南
一、日常报销业务受理科室为会计核算科
报销日常费用、咨询业务及“电子科技大学财务专用章”用印请到会计科。涉外业务在中外合作办学财务管理办公室柜台，学生奖助学金在学生事务和基金管理科。
二、会计科办事地点和咨询电话
清水河校区：主楼B3-305计划财务处大厅，咨询电话：028-61831221，每天上午在科B楼一楼也可交单。
沙河校区：主楼中计划财务处大厅，咨询电话：028-83202493
每周五下午内部学习和整理凭证，不对外办理业务。
三、办事流程
师生网上预约并打印预约报销单——师生到财务大厅交单——会计科分配预约报销单——会计审核记账——会计复核记账——移交资金科支付——移交综合科存档
其中：
1、您可在财务大厅现场取号交单，也可通过下载计财处APP手机排号交单并实时查询排队情况，这将为您节省大量时间。交单时间（周五下午不收单）：清水河校区9:00-11:30,13:00-16:30，沙河校区8:30-11:30,14:30-17:30
2、您可在预约系统中查询到历史和当前报销单的明细和进度。
四、常见费用报销快速指引
您可在计财处网站搜索栏输入要查询的关键词，将会得到相关的规章制度和表格附件。
第二部分：日常报销基础要求
一、票据基础要求
1、发票抬头：电子科技大学或电子科大，定额发票、出租车票、过路费发票等发票抬头可空白。
2、发票要素：
（1）基础要求：开票日期、商品内容、数量、单价、金额大小等应填写清晰、齐全。
（2）发票无明细（批、套）需另附清单，清单应加盖开票单位印章，电商发票可附对应订单明细。但对于图书资料、办公用品耗材、打印复印、邮寄等费用报销时（网约车除外），单张或连号发票金额低于200元的，可不附清单。
（3）发票报销应提供“发票联”。办理增值税抵扣业务的，应同时提供“发票联”和“抵扣联”。
3、发票验真：单张金额≥3000元
4、发票背面或正面空白处：由经办人、证明人（或验收人）2人签字
5、有效期：当年发票最迟于次年6月30日前报销。
6、发票不允许涂改。
7、经费项目负责人自己发生的费用需由其上级领导审批，不能自己给自己审批，如：借款、劳务费、差旅费等。
二、资金支付要求
1、现金支付
原则上均应通过刷卡或转账支付；单笔交易＜1000元可现金支付。
2、刷卡支付
可刷公务卡、个人信用卡、借记卡等；单笔交易≥1000元（刷非公务卡的），≥200元（刷公务卡的），报销需提供pos单。
3、对公转账支付（到计财处办理）
单笔交易超出现金支付规定限额的必须对公转账或刷卡。
以上各种支付方式未超出规定金额的请勿提交支付凭证。
三、其他规定
1、合同要求
单笔交易≥1万元的费用报销时须附合同原件，盖电子科技大学合同专用章及对方相关公章（甲方和乙方）。借款或支付进度款可用复印件。
2、预约报销单要求
报销单由项目负责人和经办人签字。报销单不可以随意涂改，如果实际报销金额小于填写的金额，可以另写实报金额，更改处需由经办人签字确认。
3、电子发票
电子发票已取消首次承诺制度，实行认证，详见预约报销系统。
第三部分：常见费用报销
以下内容为最新规定，以前规定与此不同的地方以本内容为准。以下涉及的表格均可在计财处网站搜索下载。
为方便师生快速掌握日常费用报销的票据和程序要求，现为您提供常见费用报销快速指引，若未能解决您的问题，请查阅后附的报销指南详细制度。
一、差旅费
1、需要提交预约单、车船机票（取消登机牌）、住宿发票，培训费、会议费发票及相关通知，若超过规定金额再附支付记录（1千元）、发票验真（3千元）。如自驾车的需提供《出差车辆行驶登记表》。
2、常见退单问题：
（1）无住宿发票、行程不完整的，要提供《特殊事项审批表》，由项目负责人签字审批即可。
（2）学生可报补助（学习实践、生产实习除外）。自驾车出差的不报交通补助。若有市内打车费用，则打车费用和定额交通补助自愿二选一。春节七天不报补助。
（3）标准问题：部分纵横向科研经费不受标准限制，其他经费遵照差旅费管理办法。
二、设备（软件）
1、需要提交预约单、发票原件、验收单，若超过规定金额再附支付记录（1千元）、发票验真（3千元）、合同原件（1万元）。
2、常见退单问题：
（1）单价≥1千元的设备需提供设备验收单。单价低于1千元但办理了设备附件验收单的属于设备。
（2）500元≤单价＜1000元，提供低值设备验收单，但预约“材料费科目”。
（4）硒鼓等消耗性材料不属设备，不需办理验收手续。
（5）家具报销先去后勤保障部办理家具入库手续。（清水河综合楼后勤保障部综合事务办公室）
三、专用材料费
1、需要提交预约单、发票原件，若超过规定金额再附支付记录（1千元）、发票验真（3千元）、合同原件（1万元）。注意检查发票是否注明了明细。
2、常见退单问题：
（1）单价≥3千元的材料需至国资处盖“高值元器件登记章”。
四、外协费
1、需要提交预约单、发票原件，外协审批表（达到1万元，在科研院网上办理，原件）、外协验收表（达到1万元）（科研院网站下载，原件）。若超过规定金额再附支付记录（1千元）、发票验真（3千元）、合同原件（1万元）。注意检查发票是否注明了明细。
2、常见退单问题：
（1）涉及设备（软件）的，需提供设备验收单。
（2）设备（软件）需移交校外单位的，需在外协审批或验收表中注明该设备需移交并经国资处签字审批。
（3）外协审批金额须与报销金额一致，并据金额（5万元）按规定权限审批。
五、劳务费
1、需要提交酬金申报预约单（预约时注意区别于其他费用报销单）
2、常见退单问题：
（1）科研项目报销专家咨询费在预约单“摘要”处注明事项，不再要求提交附件。
（2）科研项目报销绩效奖励不再要求提供绩效报告和绩效考核表等附件。
（3）依据税法规定，学校依法代扣代缴劳务费的个人所得税，所以实发金额一般小于应发金额。
六、业务接待费
1、需要提交预约单、发票原件、接待审签单、邀请函（俗称“三单”），若超过规定金额再附支付记录、发票验真等。若超过规定金额再附支付记录（1千元）、发票验真（3千元）。外地接待的要附特殊说明，项目负责人签字。
2、常见退单问题：
（1）发票、接待审签单、邀请函（三单）的日期、人员应一致，注意加盖学院或部门公章；
（2）餐饮接待费的标准上限为130元/人/天。接待对象10人以下的最高3人陪餐，超过10人的，陪餐人员不得超过接待对象人数的1/3。
（3）禁止购买礼品、土特产等，禁止高档会所。
七、活动费
1、需要提交预约单、发票原件、《活动审批表》，若超过规定金额再附支付记录（1千元）、发票验真（3千元）。
2、常见退单问题：
（1）发票应与活动举办时间、活动内容一致；
（2）除《活动审批表》等必要附件外，不再要求提供其他附件。
（3）不得夹杂不相关费用报销。
八、专利费
1、需要提交预约单、发票原件，若超过规定金额再附支付记录（1千元）、发票验真（3千元）。
2、常见退单问题：
（1）国家知识产权局开具的财政票据（黄颜色）不分金额大小均无需提交付款凭据，注意年滞纳金不予报销；
（2）通过“科技处专利基金”项目报销的，需提交《通过审核专利发票清单》（科研院网站下载）并经技术转移中心签字盖章。
九、（举办或承办）会议费
1、需要提交预约单、发票原件、《会议审批表》和《会议决算表》、会议通知、参会人员签到表（原件），若超过规定金额再附支付记录（1千元）、发票验真（3千元）。
2、常见退单问题：
（1）标准：具体金额见后附的会议费报销指南。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
（2）注意区分举办或承办会议费和参加会议费。委托第三方举办的会议也属于举办会议。
十、借款
1、需要提交预约借款单（负责人和借款人签字），1万元以上的需附合同，会议费、培训费需附通知，稿费等需附录用通知，均可用复印件。
2、常见退单问题：
（1）同一借款人、同一项目借款笔数不能超过5笔。
（2）原则上借款需对公转账，不得转个人卡。
（3）一般不办理职工差旅费借款，学生出差借款须在借款单上注明出差地点、人数以及天数。出国费借款须附出国审批表复印件。
（4）借款冲销需保持前后两个经费项目一致。
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发表于 2019-1-3 11:25:53
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发表于 2021-7-3 11:08:17
